Sözlü sunum, nasıl hazırlanmalı, nasıl ifade edilmeli, nelere dikkat etmeli, ne giyinmeli, nasıl davranılmalı?

Kongrelerde özellikle başımıza gelen felaketlerden sonra bilgilenmek veya felaketzedeyi gördükten sonra niyetlendiğimizde araştırdığımız konulardan birisidir.

Sözlü sunum, nasıl hazırlanmalı, nasıl ifade edilmeli, nelere dikkat etmeli, ne giyinmeli, nasıl davranılmalı?

Buyrun yazımızı inceleyin.

Etkili Bir Sözlü Bildiri Nasıl Verilir?

¢  Hangi sıklıkla sözlü bir bildiriyi çok ilgi çekici bir konusu olmasına rağmen sonuna kadar dinlemekte güçlük çektiniz?

¢  Hangi sıklıkta daha konuşmacı sözlü bildirisinin yarısına bile gelmeden konuya ilginizi kaybettiniz?

¢  Bu durum sözlü bildirinin konusundan mı yoksa konuşmacının bunu sunuş şeklinden mi kaynaklanıyordu?

¢  Çoğu sözlü sunumlar ilgi çekici çalışmalar içermesine rağmen takip edilmeleri zordur, çünkü konuşmacı farkına varmadan çok sayıda sunum hatası yapmaktadır.

¢  Yapılan en büyük hata ise konuşmacının dinleyicilerin nasıl dinlediğini idrak edememesidir.

¢  Eğer hangi hatalardan kaçınmanız gerektiğinin farkında olursanız sunumunuzun etkinliğini büyük ölçüde arttırma şansına sahipsiniz demektir.

 

 

Dikkat Eğrisi

¢  Konferans katılımcıları (ortalamada) sizi dinlemeye hazırdır, fakat kolaylıkla da dikkatleri dağılabilir.

¢  Katılımcıların sadece küçük bir kısmının spesifik olarak sizin konuşmanızı dinlemek için geldiklerinin farkında olmalısınız.

¢  Geri kalan katılımcılar ya bir sonraki konuşmacıyı dinlemek için ya da konu hakkında genel bilgi edinmek için o oturumdadırlar.

¢  Yandaki şekilde ortalama olarak katılımcıların 30 dakikalık tipik bir sözlü sunuma nasıl dikkat verdiklerini göstermektedir.

¢  Genelde konuşmanın başında herkes dinler. Fakat konuşmanın yarısına gelindiğinde dikkat ilk baştakinin neredeyse %10-20 sine düşer. Konuşmanın sonuna doğru, özellikle de tartışma sonuç kısmına geldiğinizi duyurduğunuz takdirde, çoğu insan tekrar dinlemeye başlar, çünkü bu sunumdan birşeyler öğrenmek, fikir edinmek istemektedirler.

Sunumunuz boyunca dinleyicilerin dikkatini çekmek için ne yapabilirsiniz?

¢  Dikkat eğrisi aslında size hemen birkaç çözümü sunmaktadır: · Hemen herkes başlangıçta dinlemektedir. İşte o an dinleyicilerinize kaçırmayı göze alamayacakları bir çalışma sunacağınızı göstermelisiniz.

¢  Vermek istediğiniz mesajın başarılı olmasını istiyorsanız bunu açık bir şekilde ve yüksek sesle konuşmanın başında ifade etmeli ve konuşma sonunda· da tekrarlamalısınız.

¢  Bununla birlikte en iyi yaklaşım, sunumunuzu her biri bir ara sonuç-tartışma içeren birkaç parçaya ayırmaktır.·

¢  Bu şekilde sunumunuzu parçaladığınızda, özellikle de konuşma başında konuşmanızın yapısını ana hatlarıyla belirttiyseniz dinleyiciler içindeki dikkati dağılan kesim her zaman kolaylıkla sizi yakalayabilecektir.

Dinleyicinin Dikkati Neden Dağılır?

¢  Bunun birçok nedeni vardır.  Bunların bir kısmı sizin kontrolünüz dışındadır: Mesela, yetersiz ses sistemi, zayıf projektörler, gürültülü bir kongre merkezi gibi.

¢  Bunların dışında size düşen dinleyicinin dikkatini dağıtacak her hatadan kaçınmanızdır. Bu tip hatalar iki sınıfa ayrılır: Konuşmacı hataları ve sunum hataları

¢  Bunların en yaygın olanlarını liste halinde verirsek:

¢  Konuşmacı kendi küçük araştırma dünyasında yaşar ve çalışmasının değerinin anlamının takdir edilmesi için gerekli temel konuların (background info) sadece yaygın, evrensel bilgi olduğuna inanır.

¢  Halbuki durum böyle değildir. Dinleyici background bilgiyi dinlemekten hoşlanır.

¢  Dolayısıyla sunumunuzla direk olarak ilgisi olmayan dinleyicilerin bile bu sunumdan bir şeyler öğrenebileceği izlenimini vererek dinleyicilerin dikkatini arttırabilirsiniz. Fakat bu tip dinleyiciler konuyu genel hatlarıyla bilmek istediklerinden detaylı bilgi vermekten de kaçınmanız gerekmektedir.

¢  Konuşmanızın yaklaşık %30luk bir zaman dilimi çalışmanız hakkında iyi bir giriş yapmak için harcanmalıdır. Dinleyiciler konuyu ne kadar iyi kavrarlarsa sonuçlarınızı da o kadar iyi anlayacaklardır.

¢  Sunumun yapısı belirsiz ve hipotezin sorgulanmasını takip etmek güç ise dinleyenlerin dikkati kolayca dağılır.

¢  Problemin belirlenmesi, amaçlar, yada çalışmadaki motivasyon yetersiz ise yine dinleyenlerin dikkati kolayca dağılır.

¢  Sunum sırasında kullanılan görseller yetersiz, kafa karıştırıcı, okunamayacak şekilde hazırlanmış, çok küçük, çok kalabalık vs.

¢  Bazı konuşmacılar çok kısa bir süre içinde çok fazla slayt gösterirler. Bu da yanlış.

¢  Kural olarak bir slaytı sunmak için en az yaklaşık 1 dak. vermeniz gerekir.

¢  Konuşmacı uzun, karmaşık cümleler kullandığında, gereksiz jargon (teknik dil, mesleki argo), kısaltmalar, ya da anlaşılması güç kelimeler kullandığında.

¢  Aktif cümleler yerine (”This figure implies that ” ya da ”Therefore, we conclude that …” ).

¢  Takip edilmesi zor pasif cümleler kullanıldığında (“From this figure it was deduced that …” ya da ”It

¢  was therefore concluded that ……)

¢  Konuşmacı yazı dilinin günlük konuşma dilinden daha resmi ve karmaşık olduğunun ve yazılı bir metni okumanın hazırlıksız yapılan bir konuşmadan çok daha hızlı ilerlediğini unutarak konuşmasını kağıttan okuduğunda.

¢  Bu durumda dinleyiciye aşırı bilgi yüklemesi yapılır.

¢  Bu hatayı genelde uluslar arası kongrelerde ana dili ingilizce olmayan konuşmacılar sıklıkla yapar. Fakat yine de metinden okuma memnun edici bir çözüm değildir. Dinleyicilerin uluslar arası bir topluluk olduğunu da göz önüne getirdiğimizde yapılan birkaç dil bilgisi hatasından dolayı kimse konuşmacıyı suçlamayacaktır.

¢  Çok hızlı ya da çok yavaş konuşulan , vurgudan yoksun, yetersiz telaffuz edilen , monoton cümleler dinleyicin dikkatini kaybetmesine neden olmaktadır.

¢  Bazı konuşmacılar konuşmasını çok kez prova ettiğinden, bazıları da verilen süre içinde çok fazla şey vermek istediğinden yetiştirme kaygısıyla sunumlarını çok hızlı yaparlar.

¢  Normalde 1 dakikada 150 kelime konuşabilirsiniz. Yine de önemli sonuçlar, fikirler vurgulanırken konuşma hızının yavaşlatılması gerekmektedir.

¢  Bazı konuşmacılar dinleyicilere sırtını dönüp konuşurken onlarla göz teması kurmak yerine ekranı seyretmektedirler.

¢  Yanlış

Sözlü Sunum Nasıl Organize Edilir?

¢  Yazılı rapor ile sözlü sunum arasındaki temel farklılıkların farkında olmalısınız.

¢  Dinleyici sunum sırasında izlediğiniz sıraya uymak zorundadır.

¢  Makale okuyucusu ise metin üzerinde istediği kısımları es geçebilir, sonuçları okurken tartışma bölümünde ilgili yerlere de göz gezdirebilir.

¢  Bu nedenle tüm bilimsel raporlar özet, giriş, yöntem, bulgular, tartışma sonuç ve kaynakça bölümlerinden oluşur.

¢  Bu yapı sözlü sunumlar için uygun değildir. Buna rağmen sözlü sunumların büyük çoğunluğu bu yapıya göre hazırlanmaya devam edilmektedir.

¢  Bu yapı neden sözlü sunumlara uygun değildir?

¢  Çünkü dinleyici çok fazla detayı konuşma sonuna kadar aklında tutmak zorunda bırakılmaktadır. Mesela dinleyici siz bulgulardan bahsedene kadar deneysel detayları hatırlamak zorunda kalacaktır, yine siz tartışma kısmını sunarken bunlara hangi bulgulardan ulaşıldığını hatırlaması gerekecektir.

¢  Diğer deyişle birleştirilerek verilmesi gereken detaylar ayrı ayrı verilmektedir.

¢  Dolayısıyla sunumunuzu organize ederken vermek istediğiniz her bir başlığın detaylarını kendi içinde gruplandırmanız en doğru yol olacaktır.

¢  Diyelim ki bir konu başlığını 3 farklı açıdan ele aldınız. Her biri için ayrı ayrı kısa bir giriş, deneysel yöntem, bulgular, tartışma ve sonuç kısımları bir araya getirilmelidir.

10 Adımda Başarılı Bir Sunum Nasıl Yapılır?

¢  Sunum hazırlığı sırasında göz öünde tutmanız gereken 2 anahtar konu:

l  Verilmek istenen mesaj : Konuşmamı bitirdiğimde dinleyicilerin ne öğrenmesini istiyorum?

l   Dinleyiciler: Sunumu nasıl hazırlamalıyım ki dinleyiciler söylediklerimi anlayabilsin ve hatırlayabilsinler.

¢  Sunum hazırlığına zamanında başlamalı.

¢  Bir konferansa özet gönderdikten sonra eğer kabul alırsanız konuşmanızı nasıl organize edeceğinizi düşünmeye başlamalısınız.

¢  Konunuzla ilgili temel başlıkları, önceden yapılan çalışmaları okumalı, çalışma sonuçlarınıza düzenli olarak göz atmalı ve konuyla ilgili en uygun sonuçların hangileri olduğunu düşünmeye başlamalısınız.

¢  Nasıl bir dinleyici kitleniz olacağını hayal ederek nasıl bir background bilgi konuşmanıza ekleyeceğinizi değerlendirmelisiniz.

¢  Mesaj

¢  Sunumunuzda vermek istediğiniz mesajınızı tek bir cümlede yakalamaya çalışın.

¢  Bu kolay bir şey değildir, eğer konunuzun gerçekten uzmanıysanız yapabilirsiniz.

¢  Bulgularınızı seçin ve sıralayın

¢  Tek cümlede topladığınız mesaj cümlesini kriter olarak kullanarak hangi bulgularınızı hangi sırada vereceğinizi, bu bulguların anlaşılması için hangi temel bilgilerin gerekli olduğunu, hangi deneysel detayların verilmesi gerektiğini belirleyin.

¢  Bu aşamada oldukça seçici ve titiz davranın ve mesajınıza katkısı olmayacak herhangi bir deney ya da bulguyu dışarıda bırakın.

¢  İlk başta bulgularınızı elde ettiğiniz kronolojik sırayla sunmanız normal gibi gözükse de bu dinleyici için ne yaptığınızı anlamaları açısından her zaman en ideal sıralama olmayabilir.

¢  Önemli noktaları nerede tartışacağınıza karar verin: en başta mı, sona doğru mu, belki de tüm konuşmanın içersine serpiştirilmiş bir şekilde mi? Bu tamamen size bağlı, fakat burada da dinleyiciye en cazip olan hangisi olacaksa onu tercih etmelisiniz.

¢  Dinleyicilerin bilimsel altyapıları deneysel yaklaşımlarınızı ne kadar detaylı vermeniz gerektiğini belirler.

¢  Dinleyiciyi danışman hocanızla karıştırmamalısınız, unutmayın ki dinleyicinizin büyük çoğunluğu konu hakkında sizin kadar detaylı bilgiye sahip değildir.

 

Açılış ve Giriş

¢  Açılışta, yani ilk birkaç cümlenizde mesela bilimsel bir soruyla, veya dikkat çekici hatta provokatif bir cümleyle dikkat çekersiniz.

¢  Ya da çalışmanızın sonucunu (conclusion) söyleyebilirsiniz.

¢  Bu bölümde vurgu yaparak yavaş yavaş konuşun ve dinleyiciye bakın.

¢  Açılış kısmına dikkatlice hazırlanmalı ve provasını yapmalıdır.

¢  Bununla birlikte açılış cümlenize geçmeden önce “Sayın oturum başkanı, bayanlar, baylar….” diyerek birkaç saniye sessiz kalıp dinleyicinin dikkat verip vermediğini gördükten sonra başlamak iyidir.

¢  Bunu yaparak aslında dinleyiciyi sizi dinlemeye zorlamış olursunuz. Ayrıca ses sistemini de test ederek önemli açılış sıralamanızın duyulacağından emin olursunuz.

¢  Girişin geri kalan kısmında çalışmanızın alt yapısından bahsedin. Unutmayın ki, çoğu kişi sizin alanınızın güncel durumu hakkında kısa bir özet duymak ister.

¢  Bundan dolayı, zamanınızın yaklaşık %30unu çalışmanız hakkındaki genel yaklaşımlara ayırın. It is good practice to not only clearly identify the scientific question you

¢  address, but also give the conclusion of your work, if you wish so. In this way you

¢  enable the audience to better follow your reasoning and to anticipate on the outcome of

¢  the experiments. In other words, you give them a chance to listen actively. Remember

¢  that a scientific presentation is not a detective story which is solved in the last moment.

 

Sonuç ve kapanış

¢  Konuşmanızın sonuç bölümüne geldiğinizi açık bir şekilde duyurmalısınız. Sonuçlarınızı giriş bölümünde belirttiğiniz sorularınızla ilişkili olarak sunun. Gereksiz tüm detaylardan kaçının.

¢  Sonuç kısmını bitirdikten sonra size yardımcı olan kişilere ve çalışmanızı destekleyen kuruluşa teşekkür edebilirsiniz.

¢  Sonra konuşmanızın mesajını tekrar eden bir final cümlesiyle sunumunuzu bitirin.

¢  Bu cümle dinleyicilerin daha sonra konunuzu isminiz ve üniversitenizle birlikte hatırlayabileceklerini ümit ettiğiniz bir “take-home message” dır.

Mükemmel şekiller en iyi etkiyi sağlar

¢  Bir resim 1000 kelimeye bedeldir. Fakat bazen bir şekil çok düzenli, derli toplu gözükse de gerçek bir bulmaca olabilir.

¢  Sözlü sunumda kullanılacak iyi bir şekil

l  Kolay okunabilir

l  Kendini açıklayan

l  Sadece ilgili bilgiyi içeren

l  Dinleyicinin anlayamayacağı jargon ve kısaltmalar içermeyen şekildir.·

Görsel destekler:

l  PPT sunumu hazırlanırken seçilen yazı tipi, arka plan önemli.

Performans yerine İletişim

¢  Sunumunuz eğer günlük dil kullanırsanız daha etkili olur. Resmi ifadeler kullanmaya gerek yoktur, ayrıca bu dinleyiciler tarafından güçlükle anlaşılır.

¢  Dinleyicileri süslü kelimelerle, resmi yapılar, konuya spesifik jargon yada gereksiz kısaltmalarla etkilemeye çalışmayın.

¢  Sözlü sunumu bir iletişim olarak düşünün, bir edebi oyun performansı gibi görmeyin.

¢  Dinleyici eğer sunumunuzun takibi kolay ise memnun olacaklardır.

 

Zamanlama: Kesinlikle gerekli

¢  Şimdi asıl gerçeğe gelelim: Hazırladığınız herşey size verilen süre içine sığabilecek mi?

¢  Bunu anlamanın tek bir yolu var: Saat tut ve sunumunu anlatmaya başla.

¢  Fazla gördüğün yerleri eğer süre yetmiyorsa yeniden düzenle.

¢  Unutmayın ki sözel sunumda zamanı iyi kullanma çok önemli, sonuç kısmını tamamlayamadan oturum başkanının sizi durdurması kadar utandırıcı bir şey yoktur.

Gergin misiniz? Umulur ki öylesinizdir!

¢  Sadece bir kaçımız doğuştan yetenekli bir konuşmacıdır.

¢  Neredeyse herkes sunum öncesi gergin olacaktır.

¢  Yeni araştırmacılar için gerginlik kolaylıkla özgüven eksikliğine neden olabilir. Deneyimli olmadıklarından bu şekilde düşünmeleri normaldir.

¢  İlk kez konuşma yapacaklar için gerginlik sanki iyi bir sunum yapamayacaklarının bir işaretiymiş gibi yorumlanır. Bu doğru değildir.

¢  Gerginlikle birlikte seyreden tüm belirtiler (sık sık yutkunma, soluma, titreme, vs. vücudunuzdun önemli bir şey için hazır olmaya başladığını göstermektedir.

¢  Atletler, sanatçılar, müzisyenler ve deneyimli konuşmacılar bu belirtilerin ne olduğunun farkındadırlar ve belirti olmadığı zaman endişelenmeye başlarlar.